株式会社オプトエレクトロニクス

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内部統制システム

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当社は、「内部統制システム構築の基本方針」について、以下のとおり決議しております。

内部統制システム構築の基本方針

取締役及び使用人の職務の執行が法令・定款に適合することを確保するための体制

  1. 当社及び当社子会社(以下「当社グループ」という。)は、法令等の遵守及び社会倫理の実践(コンプライアンス)を業務執行上の重要課題の一つとして位置づけ、その目的達成のため、以下の経営管理システムを用いて継続的に監視する。
    • 取締役会及び取締役による意思決定
    • 当社または当社グループ全体に影響を及ぼす重要事項については、取締役会の開催による多面的な検討を経て慎重に意思決定を行う。
    • 重要な経営事項につき、取締役で構成する会議等で審議する。
    • 監査等委員は、監査の実効性を確保するため、コンプライアンス、適切なリスク管理の確保等業務の適正化に必要な知識と経験を有し、取締役から独立した社外取締役から選任する。また、監査等委員の監査環境の整備を図る。
    • 外部弁護士が取締役会に出席することにより、法令遵守チェック体制を実施する。
    • 内部監査を全部署に実施する。
  2. 当社グループの役職員が法令違反の疑義がある行為等を発見した場合、通報窓口(匿名可能)で監査等委員または社外の弁護士に報告する体制とする。重大性に応じて、取締役会が再発防止策を策定し、全社的にその内容を周知徹底する。

取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する事項

  1. 取締役会、その他重要会議等の議事録、稟議決裁書その他職務執行に係る情報は、文書管理規程に従い適切に保管・管理し、取締役及び監査等委員は、常時、これらの文書等を閲覧できるものとする。
  2. 取締役は、従業員に対して、文書管理規程に従って文書の保存・管理を適正に行うよう指導するものとする。

損失の危機の管理に関する規程その他の体制

  1. 当社グループは、BCP(事業継続計画)を策定し、適切なリスク管理体制の整備を行うとともに、これを各部門に浸透させる。
  2. 組織横断的リスク状況の監視ならびに当社グループの全社的対応は人事総務グループが行い、各部門所管業務に付随するリスク管理は担当部門が行うこととする。
  3. 大規模な事故、災害、不祥事等が発生した場合には、社長をBCP最高責任者とし、BCPを発動する。人事総務グループは、BCP統括部門として各主管部署リーダー等で組織される対策本部を設置し、対応フェーズに沿って全面回復に向けて対応する。

取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. 当社グループの業務の運営に関しては、将来の事業環境を踏まえ中期経営目標を柱に年度予算を作成し、全社的な目標を設定する。
  2. 定例取締役会を毎月1回開催し、業務執行に関する基本的事項及び重要事項に係る意思決定を機動的に行う。
  3. 社内規程に基づく、職務権限及び意思決定ルールにより、適正かつ効率的に職務の執行が行われる体制をとるものとする。

株式会社ならびに親会社及び子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制

  1. 主要な関係会社に対し、定期的に法令・定款及び社内規程等の遵守状況の監査を実施する。
  2. グループ会社の代表者は親会社の取締役が兼務し、親会社取締役会にて、担当取締役よりグループ会社の業務執行状況の報告を受けるとともに、グループ間取引の適正を図るための必要な措置をとる。
  3. グループ会社独自の業務の適正化のための体制整備について、必要な助言・支援を行う。

監査等委員がその補助すべき使用人を置くこと求めた場合における当該使用人に関する事項及び当該使用人の取締役からの独立性に関する事項並びに当該使用人に対する監査等委員の指示の実効性の確保に関する事項

  1. 監査等委員の職務を補助する組織を人事総務グループとする。
  2. 監査等委員の監査業務については、原則として内部監査グループが補助する。
  3. 監査等委員補助者は、監査等委員の指揮命令に従って、監査業務を補佐するものとする。
  4. 監査等委員補助者の任命、異動、人事考課、懲罰については、監査等委員の意見を尊重した上で行うものとし、当該補助者の取締役からの独立性を確保するものとする。また、当該補助者はその要請された業務の遂行に関して、監査等委員の指示に従い、取締役等の指揮命令を受けないものとする。

取締役及び使用人が監査等委員に報告するための体制、その他の監査等委員への報告に関する体制

  1. 取締役及び使用人は当社及び当社グループ各社の業務または業績に与える重要な事項について監査等委員に報告するものとし、職務の執行に関する法令違反、定款違反及び不正行為の事実、または当社グループ各社に損害を及ぼす事実を知ったときは、遅滞なく報告するものとする。なお、前記に関わらず、監査等委員は必要に応じて、取締役及び使用人に対して報告を求め、社内の書類・資料等を閲覧することができるものとする。
  2. 当社グループは、上記1.の報告を行った取締役及び使用人に対して、当該報告を行ったことを理由として不利益な取り扱いを行うことを禁止し、その旨を周知徹底するものとする。

監査等委員の職務の執行について生ずる費用の前払いまたは償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用または償還の処理に係る方針に関する事項

 当社グループは、監査等委員がその職務の執行について生ずる費用について前払いまたは償還の請求をした場合は、その効率性及び実効性に留意のうえ、当該職務の執行のために明らかに必要と認められない場合を除き、当該費用または職務を負担する。

その他監査等委員の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. 当社の監査等委員は、過半数以上を社外取締役とし、監査等委員会の独立性を確保するものとする。
  2. 監査の実効性を確保するため、代表取締役との意見交換、必要な社内会議の出席等、監査等委員監査の環境整備に努めるものとする。
  3. 監査等委員は、内部監査グループの実施する内部監査に係る年次計画について事前に説明を受け、その修正等を求めることができる。また、内部監査の実施状況について適宜報告を受け、必要があると認めるときは、追加監査の実施、業務改善策の策定等を求めることができる。
  4. 監査等委員は、会計監査人を監督し、会計監査人の取締役からの独立性を確保するため、会計監査人の監査計画について監査等委員が事前に報告を受けることとする。

反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及び整備状況

  1. 社会の秩序や安全を脅かす反社会的勢力・団体には、毅然とした態度で対応し、一切の関係を持たないことを基本方針とする。
  2. 反社会的勢力対応部署は人事総務グループとし、顧問弁護士及び外部専門機関と連携を図り、社内規程の整備及び従業員への周知徹底を進めるものとする。
  3. 取引の際は、適宜民間調査会社にて調査を行い、取引先が反社会的勢力ではない旨を確認し、取引先からは反社会的勢力にかかわりがない旨の誓約書を受領する。

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